Klachtenprocedure

De Raad van Bestuur stelt een Klachtencommissie samen die oordeelt in eerste aanleg . Dit orgaan is samengesteld uit één of meer personen die op geen enkele manier persoonlijk belang hebben bij de zaak noch betrokken zijn geweest bij het voorafgaand onderzoek, tenzij alle partijen het eens zijn dat men mag zetelen.

De Klachtencommissie is samengesteld uit een Voorzitter, een secretaris en hoogstens vijf leden.

De beslissingen zijn geldig, wanneer ten minste de meerderheid van de commissieleden zetelen op het ogenblik dat de beslissingen genomen worden. Een lid mag niet zetelen als een zaak behandeld wordt waarbij zijn club partij is of waarin hij rechtstreekse belangen heeft.

b. Aanstelling van de leden:

De Raad van Bestuur benoemt de leden van de Klachtencommissie .

Alleen leden met een geldige BGB lidkaart kunnen deel uitmaken van de Klachtencommissie tenzij de Raad van Bestuur een Raadsman aanstelt.

De vzw GEOZ duidt de voorzitter en secretaris aan van de klachtencommissie.

De vzw GEOZ benoemt zijn werkende leden tot mogelijke leden van de klachtencommissie.

Voor het behandelen van een klacht stelt de voorzitter minimum drie (3) en maximum vijf ( 5 ) werkende leden aan als lid van de klachtencommissie.

Men zorgt ervoor dat de leden geen partij zijn of geen belangen hebben bij de te behandelen klacht !

c. Het mandaat beëindigen:

Het mandaat van alle onder Artikel 1 aangehaalde leden wordt beëindigd door een beslissing van de Raad van Bestuur:

Op eigen verzoek, mits het richten van een ontslagbrief aan de verbondssecretaris
Indien het lid over geen geldige BGB lidkaart meer beschikt.
Ontheffing door de Raad van Bestuur van vzw GEOZ

d. Voorzitter en secretaris:

De voorzitter leidt de beraadslagingen.

De secretaris noteert de inhoud van de verklaringen en maakt een gedetailleerd verslag op.

Bij afwezigheid van de secretaris neemt één der leden het secretariaat over.

e. Bevoegdheid Klachtencommissie:

De klachtencommissie is bevoegd te oordelen over sportgeschillen aangaande de golfbiljartsport binnen de vzw GEOZ .

De Klachtencommissie neemt kennis van een klacht, ingediend door een speler, een club, een verbond of een werkend lid, en behandelt ze.

De Klachtencommissie neemt eveneens kennis van de verslagen van de werkende leden en /of de wedstrijdleiders met betrekking tot incidenten, laakbare feiten, betwistingen, gevallen van wangedrag van spelers of toeschouwers en over alle feiten ten laste van de inrichtende en/of bezoekende club, doch de termijn tussen verzending van oproep en verschijnen, moet niet worden nageleefd.

De klachtencommissie kan onder geen enkel beding oordelen over klachten aangaande financiële geschillen. Enkel de rechtbank kan hier een geldige uitspraak over behandelen.

Klachten aangaande minnelijke schikkingen kunnen nooit ontvankelijk worden verklaard zolang deze minnelijke schikkingen beschreven staan in het innerlijk huishoudelijk reglement van vzw GEOZ.

Wanneer het recht van verdediging wordt verzaakt bij minnelijke schikkingen kan de klacht ontvankelijk worden verklaard door de RvB.

Hoofdstuk 2 : HET KLACHTENREGLEMENT

a. HET INDIENEN VAN EEN KLACHT

Termijn van indienen klacht of beroep: Op straffe van verval dient iedere klacht ingediend te worden binnen de vijftien (15) werkdagen na de feiten.

Deze termijn begint te lopen van de eerste werkdag na de feiten

In geval van competitie-uitslagen en rangschikkingen dient de klacht uiterlijk 30 dagen na het einde van de competitie ingediend.

Bij eventuele betwisting geldt de poststempel.

Elke klacht moet per aangetekend schrijven en per e-mail ingediend worden.

Zij moet in drie exemplaren, in machineschrift of drukletters gericht worden naar: Secretaris GEOZ Callens Didier – Tuinwijk 12 – 9870 Zulte-Machelen

Op straffe van niet ontvankelijkheid dienen de handtekeningen gevolgd te worden, door de voluit geschreven naam op de drie exemplaren.

b. Betaling van de kosten:

Na ontvangen van de klacht wordt door de voorzitter van de klachtencommissie geoordeeld of de klacht ontvankelijk is. Maw wordt een controle uitgevoerd of de termijn van indiening werd gerespecteerd en/of de klachtencommissie bevoegd is om de klacht te behandelen.

Na ontvankelijk te zijn verklaard wordt een factuur opgemaakt op naam van de indiener van de klacht. De kost van 125€ dient betaald te worden binnen de 10 werkdagen op straffe van verval van de klacht.

Wanneer de klager zijn verzoek intrekt na betaling verliest de klager zijn recht op terugeising van de kost.

De klachten en /of verslagen van werkende leden en /of wedstrijdleiders, zijn niet onderworpen aan de betaling van deze bedragen.

De klacht mag dan niet handelen over problemen met de eigen club, of eigen zaken en de indiener moet bij de feiten aanwezig geweest zijn.

c. Intrekken van de klacht:

Het is de klager op elk ogenblik toegestaan zijn klacht in te trekken. In het geval dit toegepast wordt na betaling wordt de betaling verbeurd verklaard.

d. Vermelden van verplichte gegevens:

Iedere klacht dient op straffe van niet ontvankelijkheid, de volgende gegevens te vermelden:

– De identiteit van de klager of beroeper.

– De identiteit van de tegenpartij.

– Een korte, maar duidelijke samenvatting van de feiten, die toelaat de aard van het geschil te bepalen en de in de zaak betrokken partijen op te roepen

. Het is de klager of beroeper toegestaan bijlagen aan zijn klacht toe te voegen.

e. Toekenning van de exemplaren:

De drie exemplaren van de klacht worden als volgt toegekend:

a) Eén exemplaar voor de voorzitter van de klachtencommissie, eventueel zijn vervanger.

b) Eén exemplaar is bestemd voor de secretaris van de klachtencommissie.

c) Een exemplaar voor de verbondssecretaris .

f. Indien niet-akkoord met uitspraak klachtencommissie.

Indien een speler /club niet akkoord is met de uitspraak van de klachtencommissie kan men zich wenden tot de BGB klachtencommissie ; binnen de zeven ( 7 ) werkdagen na de feiten of uitspraak klachtencommissie GEOZ. ( termijn loopt vanaf verzending uitspraak door klachtencommissie GEOZ ) .

Het bedrag van 125 € dient overgemaakt te worden op rekening van BGB .

Hoofdstuk 3: HET BEHANDELEN VAN DE KLACHT.

a. Tussenkomst van de verbondssecretaris:

Na ontvangst van de klacht op het secretariaat, stuurt de secretaris één exemplaar naar de voorzitter en één exemplaar naar de secretaris van de klachtencommissie.

b. Bepalen van de behandelingsdatum en samenstelling van de commissie:

De voorzitter of zijn vervanger bepaalt de ontvankelijkheid, behandelingsdatum en stelt de commissie samen. Een overgang tot betaling wordt gemeld aan de financieel beheerder

De voorzitter of zijn vervanger geeft de secretaris van de commissie de opdracht de klagende of de beroepende partijen aangetekend en per gewoon schrijven of per mail aan te schrijven.

De commissieleden worden eveneens schriftelijk of per mail verwittigd.

Er dient gezorgd dat tussen de verzending van de oproep tot verschijning voor de commissie en de behandelingsdatum minstens acht werkende dagen liggen. De zaterdag geldt niet als werkende dag.

De uitnodigingen worden door de secretaris aangetekend en per gewoon schrijven of per mail verzonden naar de voorzitter en de secretaris van het betrokken club die de klacht of het beroep indiende, tenzij het een klacht betreft van een individuele speler.

Ook de eventuele tegenpartij wordt op dezelfde wijze opgeroepen. De klagende of beroepende partij zorgt zelf dat de eventueel opgegeven getuigen door haar worden verwittigd.

De secretaris doet aan elke partij en aan de commissieleden die moeten zetelen, mededeling van de klacht . Het volledige dossier is ter inzage een ( 1 ) uur voor de aanvang van de eerste zitting van de klachtencommissie.

c. Vertegenwoordiging en bijstand:

De zitting van de Klachtencommissie is openbaar.

Verbonden en / of clubs worden vertegenwoordigd door hun voorzitter en / of hun secretaris en / of hun bijzondere volmachtdrager.

Een volmachtdrager voor een club dient minstens één jaar lid te zijn van die club en in het bezit van een schriftelijke volmacht die dient afgegeven te worden aan de voorzitter van de Klachtencommissie bij het betreden van de raadzaal.

Indien de klager of beroeper een individueel speler is moet hij persoonlijk verschijnen, maar kan zich laten bijstaan door iemand van zijn club, op voorwaarde dat deze laatste minstens één jaar lid is van deze vereniging.

In alle gevallen is bijstand mogelijk door een bij de Balie ingeschreven Advocaat. De klachtencommissie doet uitspraak, ook bij gebreke van verschijning van één of beide partijen.

d. De beraadslaging:

Na de sluiting van de debatten beraadslaagt de Klachtencommissie en doet zij uitspraak.

Zij beslist bij meerderheid van stemmen.

De voorzitter of zijn vervanger leidt de beraadslaging. Ingeval van staking van stemmen is het oordeel van de voorzitter of zijn vervanger echter doorslaggevend.

De beslissing wordt ter plaatse bekendgemaakt zo geen uitstel mogelijk blijkt. In het andere geval wordt de beslissing aangetekend of per mail medegedeeld. (De commissievoorzitter maakt dit bekend na afloop van de raadszitting).

De secretaris van de klachtencommissie heeft een observerende rol als notulist en mag in geen geval deelnemen aan de beraadslaging. Dit houdt ook in dat de secretaris geen stemrecht heeft. Na beraadslaging deelt de voorzitter van de klachtencommissie de uitspraak en motivering mee aan de secretaris om op te nemen in de notulen.

e. Motivatie en minuut van beslissing:

De beslissing van de Klachtencommissie wordt gemotiveerd en haalt desnoods de artikels aan van de:

Statuten van de v.z.w. GEOZ
Van het innerlijk reglement GEOZ vzw
Van het Nationaal speelreglement
Het klachtenreglement
Het nationaal innerlijk reglement.

De minuut van de beslissing wordt ondertekend door de voorzitter en de secretaris van de Klachtencommissie.

De secretaris van de klachtencommissie zorgt er voor dat de beslissing zo spoedig mogelijk, schriftelijk, aan alle betrokken partijen meegedeeld wordt, onder de vorm van een eensluitend verklaard afschrift.

Ook de leden van Raad van Bestuur krijgen een afschrift.

De leden van de Klachtencommissie en de Raad van Bestuur, zijn tot strikte geheimhouding verplicht.

f. Tenlastelegging van de kosten:

De kosten die de ter verschijning opgeroepen commissieleden gemaakt hebben worden gedragen door de verliezende partij

De secretaris van de klachtencommissie meld dit schriftelijk aan de betrokken partij.

Personen die facultatief opgeroepen worden hebben geen recht op de terugbetaling van de verschijnings of verplaatsingsonkosten.

Het bedrag dient gestort te worden op de rekening van GEOZ vzw.

In geval het een ( kennelijk ) ongegronde klacht betreft kan de klachtencommissie zelf een boete opleggen.

De termijn van betaling bedraagt dertig (30) dagen na kennisgeving.

g. Sanctie bij niet betaling:

In geval de verliezende partij weigert de kosten van het geding te betalen, wordt deze tot bij betaling uitgesloten voor alle officiële GEOZ competities en GEOZ tot de beslissing wordt nageleefd.

Per maand uitstel wordt een nalatigheidskost van vijfentwintig ( 25 ) € aangerekend.

In geval van ontbinding van verbond en / of club wordt de som gedeeld door het aantal leden.

Wenst een lid van deze, ondertussen, ontbonden verbond en / of club terug aan te

h. Uitstellen van een straf:

Het indienen van een klacht heft de uitwerking van een straf niet op, tenzij het een schorsing betreft van minder dan één ( 1 ) maand.

De voorzitter De secretaris

Van Parijs Jelle Callens Didier